Programa 5S para Restaurantes

O Programa 5S surgiu no Japão e era usado por donas de casa para fazer com que toda a família participasse das tarefas domésticas. Por já estar enraizado na cultura cotidiana dos japoneses os gestores da indústria perceberam que podia ser aplicado nas empresas a fim de alcançar a Qualidade Total. O nome 5S se refere aos quesitos avaliados, porém dos termos em japonês:

Seiri – organização, utilização, liberação da área;
Seiton – ordem, arrumação;
Seiso – limpeza;
Seiketsu – padronização, anseio, saúde;
Shitsuke – disciplina, autodisciplina.

Em português ainda podemos chamar de 5S sendo que acrescentamos o termo senso à frente de cada item, temos:

Senso de Utilização
Senso de Organização;
Senso de Limpeza;
Senso de Padronização;
Senso de Disciplina.

Implantar o sistema 5S é o primeiro passo para a Qualidade Total na empresa. Com todos os colaboradores envolvidos com a qualidade e conhecendo maneiras de melhorar o ambiente de trabalho e os processos para que sejam mais eficientes, a empresa pode ser administrada mais facilmente. Assim, é possível planejar mudanças e melhorias quando necessárias.

Este método envolve todos os níveis hierárquicos da empresa. Os níveis da direção e gerencia são tão ou mais responsáveis por garantir a organização, limpeza, padrão e disciplina pessoal.

Senso de Utilização

Podemos evidenciar em uma tabela simples como proceder com os materiais e equipamentos no ambiente de trabalho quanto ao seu uso:tabela-5s

Para o descarte, devem ser definidas áreas específicas e procedimentos específicos. Se um material não tem utilidade em um setor, mas pode ser utilizado em outro este deve ser disponibilizado.

Senso de Organização

Depois de eliminar o que não é necessário, é preciso organizar o que está à disposição. Em empresas maiores, como fábricas, se fala em organizar os equipamentos e utensílios a, no máximo, 10 passos do profissional que o utiliza. Já em cozinhas, bares e mesmo no salão, podemos diminuir esta distância a, no máximo, três passos. Isto economiza tempo (bem valioso em restaurantes) e mantém organizado o ambiente de trabalho. Para os clientes a organização de um restaurante é facilmente notada e quando não é adequada pode transmitir a ideia de falta de higiene.

Senso de Limpeza

Sabemos que os processos de um restaurante produzem sujeira e lixo. Porém, muitas vezes esquecemos que a limpeza não está apenas em utensílios e chão. Tudo que agride o ambiente é considerado sujeira ou poluição. Uma iluminação deficiente, odores fortes e desagradáveis, ruídos altos e em excesso, poeira, entre outros, são fatores que poluem o ambiente da empresa.

Cada colaborador é responsável por cuidar de seu setor e dos equipamentos e utensílios que utiliza.

O fator limpeza é elevado à terceira potência quando a empresa é do ramo de alimentação. O órgão que fiscaliza irregularidades é a ANVISA, que também fiscaliza hospitais. Ou seja, a produção de alimentos é questão de saúde pública.

Desse modo, a limpeza e higiene não se referem apenas aos ambientes e à estrutura física do local, mas também à higiene pessoal dos colaboradores. Todos os colaboradores de um restaurante são manipuladores de alimentos, do estoque à cozinha e ao salão, todos são responsáveis pela higiene.

Senso de Padronização

Esta etapa analisa e registra as atividades das etapas anteriores. Sem padrão nas atividades, rapidamente, a organização e higiene se perdem. As regras que se estabelece nesta etapa devem estimular o asseio dos colaboradores em manter o ambiente limpo e organizado e quanto à higiene pessoal.

Os gestores e líderes de setor devem dar o exemplo sempre. O chefe de cozinha, o Gerente, o Maître e o Chefe de Bar, devem ser os primeiros a obedecer estas normas para que suas equipes os sigam e asseiem por estar em uma empresa profissional e reconhecida pela qualidade.

Senso de Disciplina

Disciplina é indispensável em restaurantes. A hierarquia deste segmento é bem definida assim como as funções de cada profissional. O compromisso pessoal com os padrões éticos, morais e técnicos estabelecidos na empresa é cobrado nesta etapa do programa 5S.

Se o Senso de Disciplina esta sendo cumprido, significa que todas as etapas estão se consolidando. Quando todos participam das elaborações das normas e os procedimentos são claramente transmitidos à toda a equipe, os colaboradores podem desempenhar suas funções sem a necessidade de ordens e de supervisão. Fazer o que tem de ser feito da maneira correta sem que ninguém veja.

Ética e Boas Práticas são importantes nesta etapa. Um manual de ética da empresa, se não existir, deve ser elaborado, transmitido aos colaboradores e ficar disponível para consultas. Já as boas práticas devem seguir normas nacionais como a ABNT NBR 15635.

Convencer alguns profissionais à mudar sua postura e a maneira como trabalham não é tarefa fácil, mas é necessária quando não agem segundo as leis ou às normas e padrões da empresa. Muitas vezes é preciso contratar um consultor ou professor de fora da empresa para que possa transmitir estas informações com didática e clareza. Quando esta tarefa é feita pelo gerente ou pelo chefe de cozinha, muitas vezes é interpretada como mais uma ordem entre tantas que os maus colaboradores irão ignorar.

Como Implantar o Programa 5S

Este programa é simples, mas incorre na mudança da cultura da organização, ou seja, mudar os hábitos e pontos de vista errados na empresa por hábitos corretos e éticos e pontos de vista que valorizem os colaboradores e a empresa. Para atingir esta mudança é preciso seguir alguns passos:

Sensibilização: o primeiro passo que um gerente ou chefe de cozinha deve dar é o de sensibilizar os donos da empresa e os líderes de setor a se comprometerem com as mudanças e requisitos do programa 5S. Além disso, é preciso sensibilizar os colaboradores, e mostrar o crescimento profissional que terão.

Definir o Gestor Central: este gestor irá ser responsável por promover o programa e as etapas 5S. Deve conhecer bem o programa e estudar sempre seus requisitos. Deve analisar e anotar o desempenho da empresa. Deve ter capacidades de liderança e didática ao transmitir as informações. Não necessariamente deve ser o gerente da empresa, mas o ideal é que seja alguém com a autoridade para fazer mudanças na estrutura e nos processos, pois irá criar a estrutura para o 5S, elaborar o plano diretor e treinar líderes.

Anuncio Oficial: os administradores e sócios da empresa devem fazer um anúncio de que a empresa como um todo está comprometida com o programa. Este anúncio é feito para todos os colaboradores, e pode ser feito com uma pequena cerimônia e com um informativo escrito. Isto demonstra a importância que o programa tem e anima a todos a participar com comprometimento.

Treinamento do Gestor: o gestor responsável pelo 5S deve receber treinamento específico, seja de um consultor ou coaching. Deve buscar literatura sobre o assunto e visitar outras empresas que já sigam o programa 5S.

Elaborar o Plano Diretor: este plano define os objetivos que a empresa quer atingir, quais as estratégias serão tomadas para atingir estes objetivos e como serão monitorados.

Treinamento dos Líderes de Setor: o chefe de cozinha, o maître, o chefe de bar e o estoquista são líderes responsáveis por seus setores. Devem receber treinamentos para que possam monitorar e controlar o procedimentos para que não desobedeçam as normas do programa 5S.

Antes de serem colocas em prática as etapas do programa, é preciso fazer um diagnóstico inicial. Tirar fotos e vídeos para que seja possível fazer um “antes e depois”. Devem-se elaborar formulários para a avaliação de cada etapa do programa.

Com tudo planejado, a empresa deve escolher um dia para “A Grande Limpeza” que marca o início do programa. O dia do lançamento do 5S deve ser um dia festivo, com café da manhã ou almoço de confraternização, gincana, palestras, etc. O dia seguinte ao dia do lançamento do 5S é um dia propício para a primeira de uma série de avaliações que deverão ser realizadas visando sempre a melhora contínua do ambiente de trabalho.

Para auxiliar o Gestor a entender e monitorar o programa 5S o Mr. Food Manager elaborou o Treinamento 5S em seu programa de Educação Organizacional e esta planilha de controle para ser usada no dia a dia. A planilha gera relatórios automaticamente e mostra resultados em tabelas e gráficos eficientes.

planilha-5s

Clique na imagem ou no link: https://pag.ae/bkdBKRn

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